Circulaire : teneurs de registres – Mise en œuvre du portail du système de gestion des mandats de dividende électronique (E-Dmms) Published: octobre 19, 2015

À la suite du lancement par la Commission, le 29 juillet 2015, du portail du système de gestion des mandats de dividende électronique (e-DMMS) et des formations ultérieures du personnel de votre organisme, nous vous informons que le système est désormais prêt à être utilisé par toutes les banques et tous les teneurs de registres.

Veuillez à cet égard noter les points suivants :

Tous les bureaux et points agréés des teneurs de registres doivent permettre le téléversement des formulaires de mandat de dividende électronique remplis par les investisseurs, qui peuvent aussi s'adresser à leur banque pour leur traitement.
Chaque teneur de registres doit valider le numéro de compte d'actionnaire, le nom, la signature et le numéro de chambre de compensation (CHN) de l'investisseur. Il doit ensuite téléverser une copie numérisée du formulaire rempli sur le portail, afin que la banque choisie par l'investisseur puisse immédiatement vérifier ses coordonnées bancaires. Les teneurs de registres doivent comparer avec prudence les noms générés par le système pour le CHN, le numéro de compte d'actionnaire et le numéro de compte bancaire avec le formulaire papier, afin de s'assurer d'un niveau raisonnable de concordance avant d'accepter et d'enregistrer le document sur le portail.
Les investisseurs devraient être informés qu'il faut remplir un formulaire distinct pour chaque numéro de compte d'actionnaire, car le téléversement des formulaires de mandat de dividende électronique doit s'effectuer sur la base du numéro d'actionnaire individuel et de la société dans laquelle l'investisseur a investi, tels qu'ils sont indiqués par celui-ci sur le formulaire papier de mandat de dividende électronique.
La banque destinataire peut rejeter le mandat téléversé par le teneur de registres présentateur si la signature du mandat ne correspond pas au spécimen de signature du titulaire du compte détenu par la banque.
Pour réduire les erreurs de traitement, les teneurs de registres doivent instaurer un système de saisie et de contrôle permettant la vérification et le téléversement des formulaires par un agent de téléversement, sous réserve de confirmation et d'approbation par un agent de contrôle.
Lorsque les banques téléversent des mandats aux teneurs de registres pour validation des données des investisseurs, ces mandats doivent être confirmés par l'agent habilité du teneur de registres destinataire dans les 72 heures (3 jours) suivant la transmission par l'agent habilité de la banque présentatrice.

Pour une intégration et une utilisation fluides du portail, vous êtes invités à contacter NIBSS afin d'obtenir les exigences d'intégration et droits d'accès nécessaires, ainsi que toute précision utile au bon fonctionnement du nouveau système.

Pour toute précision complémentaire, veuillez contacter portalmgt@nibssplc.com.ng ou le 01-2716088.

Chaque teneur de registres doit donc commencer immédiatement à utiliser le portail e-DMMS, des directives devant prochainement être adressées aux banques pour mettre fin à la vérification des mandats papier présentés en agence.

Veuillez en tenir compte et assurer la conformité.

22 SEPTEMBRE 2015